​Flera förbättringsmöjligheter efter höstens varuförsörjningsproblem

Utredningen om leveransproblemen av förbrukningsartiklar under hösten 2019 är klar.
– Nu ska vi sätta oss in i den, diskutera och dra lärdomar av de slutsatser som presenteras. Sedan kommer vi i regionerna tillsammans återkomma med ett förslag på vårt framtida arbete”, säger Karin Stikå Mjöberg, regiondirektör i Region Dalarna.

Apotekstjänst överskattade sin förmåga – samtidigt underskattade varuförsörjningsnämnden för de fem regionerna Sörmland, Uppsala, Örebro, Västmanland och Dalarna de lokala behoven av anpassning till den nya leverantören. Det visar utredningen:

–Trots att upphandlingen gällde en tjänst som utifrån betraktat förefaller enkel innehåller den många delar som måste fungera samtidigt. Och det i en viktig men också komplex miljö som hälso- och sjukvården är. Det finns förbättringsutrymme i alla delar. Den huvudsakliga orsaken kan beskrivas som att den gemensamma varuförsörjningen för första gången på 16 år skulle introducera en ny ovan leverantör och bestämde sig för att göra det samtidigt i fem regioner och i alla verksamheter, säger Toivo Heinsoo, utredare.

Utredningen visar bland annat att:

• verksamheterna redan i samband med mottagandet av de första planerade leveranserna från Apotekstjänst under hösten 2019 noterade stora brister i distributionen.
• det tidigt stod klart att de tänkta logistiklösningarna inte fungerande.
• Apotekstjänst kundtjänst överbelastas. I takt med att oron sprider sig i verksamheterna upprepas beställningar, det görs extra beställningar och beställningar ”för säkerhets skull”. Leveranskaos uppstår.
• region- och verksamhetsledningar reagerade snabbt och förberedde organisationen för olika former av förstärkningslägen.
• tillsammans med varuförsörjningen inleddes ett arbete för att hantera olika scenarier under den pågående händelsen.
• stora enskilda insatser och regionernas egna inköps- och upphandlingsfunktioners aktiviteter lindrade effekterna för patienter i vården.
• det var inte optimalt att genomföra förändringarna i lagerhantering och distribution samtidigt i alla fem regioner.